En un congreso, la aportación de los patrocinadores ya ha dejado de ser un ingreso extraordinario y forma parte del plan financiero del evento de una forma destacada. En ocasiones estas colaboraciones pueden llegar a suponer la fuente de ingresos mayoritaria, en particular cuando el congreso es de inscripción gratuita o muy bonificada.

Como todo acuerdo comercial, la propuesta de colaboración en un congreso debe de aportar algún tipo de beneficio a las dos partes. El partner debe poder visualizar un retorno claro, ya sea a nivel de promoción de marca o recuperación de la inversión en el mismo evento ofreciendo sus servicios. Podría ser este último el caso de las empresas de bebidas que patrocinan festivales musicales y que rentabilizan su inversión de forma directa como proveedor oficial exclusivo del evento.

Resulta fundamental crear un marco de trabajo y confianza entre promotor y patrocinador. Para el organizador puede llegar a resultar un auténtico partenariado, en el que un colaborador externo ejerce a la vez de prescriptor a terceros, o puede llegar a actuar como asesor experto en su sector.

Discriminación por categorías de patrocinadores en un congreso

Para el promotor del congresos quizás el escenario más deseable podría ser disponer de un único colaborador que asumiera toda la aportación de financiación extraordinaria del congreso. Pero seguramente esta no sería una buena idea por la relevancia y control que podría acabar abarcando dentro del evento. Sin duda, el escenario más deseable es conseguir una cierta amplitud de colaboradores en el congreso, también como apuesta por la diversidad y la implicación de diferentes actores del sector.

En cualquier caso, discriminar es ganar. Permite establecer diferentes niveles de relevancia y de costes, lo que abre el abanico a muchos posibles participantes.

De esta forma se puede construir un catálogo de opciones personalizable en el cual cada partner se puede sentir más cómodo, y afrontar su participación de acuerdo con sus intereses y posibilidades económicas.

Por lo que se refiere a la nomenclatura de los diferentes patrocinadores, parece que hemos aceptado una terminología muy generalizada. Platinium, gold, silver, sigue siendo muy habitual para diferenciar los diferentes tipos de colaboradores de un congreso. También conceptos seguramente demasiado ‘agresivos’ como la distinción entre BASIC i PREMIUM, que puede suponer una connotación negativa para el primero. También es de agradecer la aparición de términos más simpáticos y originales para determinado tipo de congreso.

También encontramos otros términos más descriptivos y específicos para identificar el tipo de partenariado, como son MEDIA PARTNER o OFFICIAL PROVIDER. En los dos casos la colaboración puede tener un alto valor económico, a la vez que supone una auténtico acuerdo win win, los más provechosos y duraderos en este tipo de eventos.

Catálogo de conceptos patrocinables en un congreso

Branding 

El primer concepto en el que pensamos cuando hablamos de patrocinio es en un acuerdo estrictamente de branding. Se trata de ofrecer visibilidad a nuestro colaborador, lo que le permite vincularse a nuestro target y a los valores del congreso.

En un primer nivel, consiste en plasmar el logotipo del partner en las diferentes aplicaciones gráficas del congreso: la página web, el cartel de bienvenida, el material gráfico, etc. Volviendo a las diferentes categorías de colaboradores, estos estarán ordenados por categorías, destacando de más a menos según el nivel de acuerdo.

De una forma más personalizada, se puede contratar la presencia destacada en diferentes espacios gráficos del congreso:

  • Banners en la página web
  • Banners en las circulares de e-mails oficiales
  • Dorso personalizado de invitaciones o catálogos
  • Logotipo destacado en las acreditaciones
  • Otras adaptaciones gráficas

Colaboración específica en determinadas actividades

Diferentes acciones pueden ser presentadas al público como una acción conjunta o con el soporte especial del partner:

  • Caterings oficiales
  • Conferencias específicas
  • Actividades paralelas
  • Obsequios de bienvenida
  • Servicios wi fi
  • Zonas de descanso
  • etc

Estas colaboraciones cuentan con un soporte gráfico en alusión al partner del congreso. A pesar de tener un carácter puntual, podrían considerarse como patrocinios más efectivos, y más fácilmente identificables por parte del público objetivo.

Colaboraciones win win

Nos referimos a acuerdos de colaboración en los que no hay una aportación financiera directa del partner, pero que nos puede suponer un beneficio significativo, a la vez que las dos partes salen ganando.

  • Proveedor oficial. El organizador puede reducir sus costes organizativos en determinados ámbitos, y el partner consigue un máxima visibilidad de su servicio, a la vez que sus costes son inferiores a los precios de venta en el mercado.
  • Media partner. Un tipo de acuerdo muy habitual, tanto en medios especializados en sectores determinados, como medios generalistas cuando el evento está orientado al gran público. El promotor obtiene visibilidad para su evento y el medio consigue vincularse a unos valores y a un público objetivo. En ocasiones, el medio también puede conseguir una financiación extraordinaria comercializando publicidad paralela relacionada con el evento.

 

Otros enlaces recomendados (eventoplus):

El dossier de patrocinio de un congreso

El dossier es la principal herramienta de promoción para la captación de patrocinadores. Debe de ser un recurso atractivo y claro, con una oferta bien estructurada facilitando la toma de decisión por parte del patrocinador potencial.

Presentación del congreso 

Una descripción del evento, pero resaltando especialmente los valores del congreso que lo pueden hacer atractivo para un partner.

Cual es el concepto, el ámbito de influencia, o el perfil del participante, son contenidos importantes a destacar.

La ficha técnica

Una relación de los datos objetivos y las grandes cifras que pueden suponer un atractivo para el partner. Duración, periodicitat, localización, carácter profesional o público finalista.

Incluye datos de la última edición como número de asistentes y expositores, número de ponentes, procedencia del público, o resultados de la encuesta de satisfacción.

Los espacios

Presentación de un plano de distribución de los diferentes espacios del congreso, y una descripción de los mismos:

  • acreditacions
  • zona de expositores
  • puntos de servicio como zona de restauración o zonas de descanso
  • salas de conferencias
  • zona de networking

Resulta igualmente interesante mostrar una localización general del recinto y los principales puntos de acceso, para poder visualizar el itinerario que va a realizar el visitante del congreso, e interpretar de esta forma la calidad de las diferentes ubicaciones para crear un impacto publicitario.

Público objetivo

Incluye una descripción del público participante y también del público objetivo. Nuestro patrocinador tiene que poder identificar claramente el público asistente al congreso para poder valorar si también es su público.

Campaña de promoción

Es fundamental que nuestro patrocinador esté al corriente del esfuerzo promocional que vamos a hacer del evento. El resultado final es incierto, pero si conseguimos crear una consciencia del trabajo que hay detrás del evento, y del buen uso que se hace de los recursos, tendremos el apoyo incondicional de nuestros partners. Una promoción que será presencial pero también pre y post evento, en la que tendrá un gran impacto las acciones digitales. * ver artículo : Estrategia de marketing digital para eventos.

¿Por qué participar?

Se trata de resaltar el propósito de valor del evento. Cuál es la singularidad que distingue este congreso en relación a otras convocatorias, y un detalle de los principales motivos por los que apoyarlo.

La respuesta a la pregunta no es aparecer con el logotipo en toda la gráfica, sinó que beneficios puede conseguir el partner de tener esta visibilidad de la mano del organizador.

¿Cómo participar?

Es en este punto que indicamos a nuestro cliente las diferentes opciones de participación.

Si existen diferentes categorías, estas se pueden presentar en forma de tabla resumida destacando el valor adicional que puede suponer una modalidad respecto el siguiente nivel.

En este apartado aparece el coste de contrapartida que pide la organización para acoger a un colaborador en cada categoría.

Los detalles en este punto son especialmente importantes, puesto que suponen las contrapartidas contractuales que van a formalizar la relación entre organizador y patrocinador.

Los diferentes elementos gráficos donde va a tener presencia nuestro patrocinador, el tamaño del logotipo o del espacio publicitario, el número de acreditaciones incluidas, son algunos aspectos que no pueden dejar lugar a ningún tipo de duda.

Contenidos comerciales

Puede completar el dossier de patrocinio el testimonio de otros colaboradores destacando los resultados obtenidos en participaciones anteriores.

En el entorno digital es muy clara la influencia de los llamados ‘Call to action’, en alusión a los mensajes que indican a nuestro cliente qué es lo que se espera que haga después de haber recibido nuestro mensaje comercial. La incorporación de deadlines con descuentos especiales, o un enlace directo a la formalización del formulario online de solicitud, pueden ser buenos argumentos para iniciar una relación de patrocinio.

En un congreso, visitantes, conferenciantes, expositores y patrocinadores forman parte del mismo evento y contribuyen al éxito del mismo. No se trata sólo de conseguir recursos de patrocinadores para un congreso, sino de crear un equipo  en el que todos ganen y participen activamente en su proyección.

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