La persona que va a tener un mayor protagonismo en un evento o un congreso va a ser sin duda el presentador. Una buena selección y un plan de trabajo previo pueden dar la confianza necesaria a los organizadores acerca de que todo lo que suceda en el escenario va a salir bien.

Al fin y al cabo el presentador es la imagen permanente del promotor frente a los asistentes y es el que mejor puede transmitir el mensaje y los valores deseados. Sin olvidar que es él quién tiene el control del tiempo, el bien más preciado en un evento.

 

Planificación estratégica del papel del presentador

Hablamos de un evento, un congreso o una convención, y se trata de que el mensaje llegue adecuadamente a nuestro público objetivo. Los contenidos por supuesto son el mensaje, y la puesta en escena es el canal.

El ritmo de la exposición se puede planificar ordenando adecuadamente las conferencias, en función del propio contenido y del perfil de conferenciante. La gestión de los tiempos es fundamental para un buen desarrollo del evento, pero también para incidir en los mensajes de mayor interés.

Algunas preguntas que nos podemos plantear cuando planificamos el guión de un evento, convención o congreso:

  • ¿Cuanto debe durar cada conferencia?
  • ¿En qué momento debemos programar los contenidos más relevantes?
  • ¿Cómo introducir contenidos de marca y de fidelización?
  • La importancia de la participación de los asistentes. ¿En qué sesiones deberían de participar?
  • ¿Cuando es un buen momento par un descanso?
  • ¿Como podemos sensibilizar a los asistentes del cumplimiento de los horarios?
  • ¿Cómo conducir a los participantes de una manera amable y discreta para cumplir los timings?
  • ¿Cómo despertar a un auditorio?

Para dirigir todo esta actividad, la figura del presentador es crítica. El speaker no es una persona que llega a un evento y recita un guión, sino que debe formar parte del propio guión.

Según el ritmo y el carácter que queramos impartir al evento, y el perfil del promotor y del propio público, escogeremos a un presentador u otro, adaptando el guión a las necesidades del evento.

Podemos diferenciar diferentes perfiles de moderadores de eventos:

  • Perfil técnico. Para congresos en los que es relevante la interacción con los conferenciantes, fomentando el debate entre los miembros de la mesa.
  • Perfil mediático. Supone una acción de branding y de prestigio para el evento. Tienen un perfil relevante en el programa y pueden suponer un recurso para la repercusión del evento.
  • Periodistas. Sus capacidades de oratoria y de conducción del acto les convierte en los grandes profesionales para determinados eventos.
  • Perfil dinamizador. Fundamental para generar la ansiada experiencia entre los asistentes. Actualmente el perfil de coach puede resultar muy adecuado para conducir una acto e implicar a los asistentes, sacándoles lo mejor de ellos mismos.
  • El propio promotor. La figura del presentador externo no es estríctamente obligatoria. Si el propio promotor del evento tiene la capacidad de asumir este papel con solvencia, resulta un impacto definitivo entre los asistentes.

 

El futuro no se prevé, se prepara. Maurice Blondel

 

Recursos técnicos al servicio del presentador en un evento

Para que el presentador pueda desarrollar correctamente su papel, es necesario preparar un briefing previo y trabajarlo conjuntamente para que el presentador se lo haga suyo, y pueda imprimir su carácter y recursos personales en el guión.

El briefing incluye el detalle de todo lo que tiene que suceder en el acto, cómo queremos que suceda y cuando. Y no menos importante, detallar las salidas de emergencia que debemos adoptar para cada circunstancia del evento. Un retraso, la gestión de una baja en la tabla de conferenciantes, o una incidencia técnica u organizativa, deben de estar previstas en el guión y el presentador las debe conocer previamente.

Para una buena conducción del acto, y para hacer frente a todas estas eventualidades, el presentador puede disponer de diferentes recursos de apoyo:

El regidor de escenario

Pieza fundamental. El presentador necesita de un único interlocutor con la organización. El regidor de escenario es el que va a dar el apoyo externo para el control de todas las eventualidades mencionadas. En realidad, presentador y regidor son un mismo equipo. Si el regidor hace bien su trabajo, podrá liberar al presentador de tensiones y distracciones que puedan mermar su capacidad de oratoria y de dinamización del acto.

Elementos técnicos

  • El monitor chivato. Para poder visualizar discretamente todo lo que sucede en la pantalla sin tener que girarse y perder la visión de los conferenciantes y de la audiencia.
  • El pinganillo. Imprescindible para estar en contacto permanente con el regidor de escenario y conducir adecuadamente el acto en equipo.
  • Las tarjetas de cada sesión. Lo pasado, pasado está, y el futuro ahora mismo no es un problema. Se trata de tener en una tarjeta toda la información relativa a la sección que se está llevando a cabo. Nombres y créditos de los conferenciantes, texto introductorio, recursos de preguntas y de dinamización del acto, tiempo estimado de duración, indicaciones paralelas para la audiencia, etc.

 

De esta forma, podemos determinar que el papel del presentador de un evento es definitivamente relevante y estratégico. Su elección no puede dejarse al azar y el trabajo previo resulta totalmente necesario para garantizar el buen resultado de la reunión.

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