El éxito de un evento de networking no es el número de inscritos, sino el volumen de negocio o el ROI generado en las reuniones profesionales.
Uno de los principales problemas de estos eventos, en particular los gratuitos, es que para los participantes resulta fácil inscribirse pero después no son activos en la gestión de los meetings, y en ocasiones, algunos tampoco se presentan a las citas concertadas.
Para prevenir y solucionar estas eventualidades, es necesario disponer de una estrategia de promoción y de dinamización del evento.
Qué podemos hacer para dinamizar un evento de networking
A pesar de que muchos usuarios empiezan a estar muy acostumbrados a este tipo de eventos, en determinados sectores todavía es una novedad. No podemos esperar una evolución natural de las interaccions y necesitamos disponer de un plan de comunicación y de interrelación con todos los participantes.
ANTES DEL EVENTO
Aparte de las acciones promocionales previas que vayamos a hacer para captar los participantes, una vez estos ya se han registrado se inicia un período de comunicación clave para el éxito del evento.
A través de la misma plataforma online podremos enviar diferents correos electrónicos de recordatorio y fomentando la participación:
1. Completa tus datos de perfil.
Detectar las personas con los perfiles incompletos y enviar un mail pidiendo un esfuerzo en la actualización para un mayor éxito en sus meetings. Resulta especialmente relevante subir una fotografía con la que poder empatizar.
En nuestros correos de recordatorio ponemos ejemplos gràficos de perfiles completos y seductores.
2. Completa tus datos en el marketplace
Además de tener un buen perfil, se trata de exponer los intereses de cada participante y las propuestas concretas que puede ofrecer al resto.
Buscamos comprar o vender un servicio, estamos interesados en un proyecto de cooperación o un representate comercial, nos gustaría incorporar a alguien a nuestro equipo o estoy buscando trabajo en determinado sector. Aquí es donde se encuentran necesidades y oportunidades, y convierten el evento B2B en un auténtico foro de trabajo.
Una vez más, la plataforma online del organizador permite seleccionar los participantes que tienen estos datos incompletos y se les puede hacer llegar un correo electrónico animándoles a que los completen.
3. ¿Todavía no tienes ninguna reunión concertada?
Con todos los datos actualizados, es el momento de recordar al participante que debe de ser activo para la coordinación de reuniones profesionales.
Por un lado, podemos recordar la importancia de responder las peticiones de reuniones que hayamos recibido. Igualmente de declinarlas si no resultan de nuestro interés, pero en cualquier caso, responder apropiadamente a nuestro interlocutor.
En segundo lugar, debemos ser activos en la petición de encuentros. Se trata de filtrar la lista de participantes, y detectar los perfiles y oportunidades que mejor encajan en nuestros intereses. De una manera fácil se puede pedir una cita, así como añadir los comentarios que consideremos oportunos.
Existen mecanismos automáticos en la plataforma de gestión de los eventos de networking, que permiten mandar sistemáticamente unos mensajes de recordatorio por ejemplo a las personas que han recibido una petición de reunión y todavía no la han respondido.
4. Descárgate tu agenda y NO faltes a tu cita.
Entre uno y dos días antes del evento es importante lanzar un mensaje general pidiendo rigor en las citas concertadas. Igualmente, un último aviso para denegar las reuniones que nos han solicitado y todavía no nos han respondido. De esta forma, la persona que pidió la cita puede organizar mejor su participación y destinar su tiempo a otras reuniones.
En este momento se puede aprovechar para enviar el enlace o el archivo para que cada participante se descargue su agenda.
Si disponemos de una versión móvil de la aplicación, es una buena oportunidad para sugerir la descarga a todos los participantes.
Con una buena planificación estratégica, y unos buenos contenidos en nuestros mails, habremos conseguido implicar a todos los participantes en el evento.
DURANTE EL EVENTO DE NETWORKING
Una vez iniciado el evento, disponemos de un canal directo de comunicación con todos los asistentes. Se pueden enviar notificaciones informativas, y también destacar agendas y actividades que están teniendo lugar durante toda la jornada.
Igualmente, y de una manera coordinada con la organización, se puede contactar con participantes que no han acudido a una primera cita, para reclamar y confirmar su asistencia.
ACCIONES DE FIDELIZACIÓN UNA VEZ FINALIZADO EL EVENTO
La base de datos final nos permite identificar el perfil definitivo de todos los inscritos. Quién realizo el checking al evento, quién cerró las reuniones, y otros filtros de participación.
Esta información nos permite enviar unos correos finales de fidelización, agradeciendo la participación, avanzando la próxima cita o adjuntando un formulario de valoración del evento.
Descubre en el siguiente enlace un ejemplo de personalización de como completar el perfil del participante en un evento de networking> Mobile Brokerage Event
La importancia de la secretaría del evento de networking
En la organización de un evento de networking la comunicación con los participantes resulta fundamental. Disponer de una buena estrategia y de unas herramientas que permitan acciones automatizadas, va a resultar clave para su éxito.
Todo ello no será posible sin una gestión profesional para coordinar todo el evento. El networking se construye desde la misma organización. Se trata de empatizar con los participantes y ser muy generoso con la información y el trato prestado.
Resulta imprescindible disponer de un canal abierto de consultas y de atención al público. Un servicio de apoyo en el manejo de las herramientas digitales, y también una consultoría para ayudar a optimizar el plan de acción de cada participante.
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