Actualmente, asistir a un congreso o una feria se está convirtiendo en un experiencia en la que el participante cada vez tiene mayor protagonismo.
Ya no se trata de visitar todos los estands o de sentarse ante un orador. Gracias a las diferentes herramientas que nos ofrecen los organizadores, ahora nos preparamos con antelación y mimo nuestra participación a este tipo de eventos, y exprimimos al máximo el tiempo que les dedicamos.
Se ha conseguido crear un dinamismo muy potente y atractivo. Las personas ya no pasean, ni esperan que suceda alguna cosa, sinó que de una forma muy proactiva, participan en múltiples propuestas de contenidos y sobretodo, de networking.
En un congreso o feria, el foco se sitúa sobre el asistente, con el objetivo de generarle una experiencia seductora y especialmente, de la que pueda obtener un retorno en forma de contactos, negocio o conocimiento de calidad.
La tecnología de la información y las aplicaciones móviles están permitiendo que cada asistente personalice su propia experiencia. Se hace un análisi de toda la oferta del evento y se destacan las propuestas más interesantes. Se puede conocer al resto de asistentes y programar reuniones de gran valor. Y en general, se consigue mucha información, crítica y clasificada.
El organizador trabaja constantemente en descubrir y crear nuevos formatos de eventos de networking. Se trata de innovar y de destacar para posicionarse respecto a otras convocatorias de cada sector. Un congreso o feria ha pasado a ser un servicio orientado al congresista, y éste, cada vez demanda una oferta de mayor calidad y personalizada.
Los eventos de networking son la estrella, y han aparecido múltiples fórmulas para fomentar la interrelación de los participantes. Ante una evolución tan rápida del sector de los eventos B2B, quizás podamos perdernos ante toda esta oferta. Es por ello que a continuación identificamos estos diferentes formatos de reunión:
Elevator pitch
Un ‘minuto de oro’ para presentar nuestro proyecto, que debería de ser suficiente para captar la atención de una audiencia.
Es un formato que permite generar una primera impresión ante un determinado número de personas. La capacidad de seducción que tenga nuestra propuesta podrá concretarse posteriormente en contactos y reuniones personalizadas.
La preparación del contenido resulta fundamental. Hay que aportar los conceptos más relevantes de nuestra propuesta, y sobretodo, captar el interés de nuestro contacto.
La información se podría ordenar de la siguiente forma:
- Muy breve introducción de quiénes somos
- Cual es nuestra propuesta de valor
- Qué necesidad o problema podemos resolver
- Por qué habría que confiar en nosotros para dar solución a esta necesidad
En el siguiente vídeo podemos ver un ejemplo de cómo captar la atención de una sala en muy pocos segundos:
Speed networking
Se trata de reuniones muy breves one to one. A diferencia del elevator pitch, aquí los contactos son personalizados, lo que puede incrementar la efectividad del mensaje.
Los organizadores disponen de una propuesta logística para crear los turnos rotativos de todos los encuentros. Un aviso audiovisual indica el momento de finalizar la reunión y pasar al siguiente turno de meetings.
Permite conseguir un gran número de contactos, y poner cara a la persona que está detrás de cada tarjeta.
La circulación de las tradicionales tarjetas corporativas todavía son muy recurrentes en estos eventos, aunque las diferentes aplicaciones permiten un intercambio virtual, en el que obtendremos una información muy completa de nuestra interlocutor.
No podemos esperar cerrar ningún acuerdo en este formato de eventos de networking, pero si hacer una selección interesante de personas receptivas a nuestras propuestas.
Brokerage event
Igualmente se trata de reuniones bilaterales en encuentros reducidos de tiempo. A diferencia del speed networking, las reuniones pueden durar de 15 a 30 minutos, lo que permite profundizar de una manera más amplia en cada intercambio.
En este formato, el trabajo previo de análisis de cada reunión resulta todavía más importante. Se trata de optimizar el tiempo que dedicamos a cada reunión y la selección de encuentros será crucial.
En las aplicaciones tecnológicas, ya no sólamente se nos presenta quién es nuestro interlocutor, sino concretamente qué espera obtener de este encuentro y cuales son las oportunidades que nos brinda o cuáles está buscando.
En el artículo Cómo definir los perfiles de participantes en un evento de networking se amplia la información para preparar adecuadamente nuestra inscripción en este formato de eventos de networking.
Business cocktail o Casual network
Seguramente este ha sido el formato más convencional de creación de redes entre los asistentes a un evento. Previo a la existencia de un soporte tecnológico, y a la concienciación de los organizadores en el fomento del networking.
Los encuentros casuales en momentos de descanso de un congreso o de una convención, han sido habitualmente los más eficientes en cuanto al intercambio de contactos profesionales.
Estos actos habitualmente no están coordinados, y dependen de la capacidad de interrelación de cada asistente.
Campfire
El formato de networking campfire consiste en crear un pequeño foro de debate o de trabajo acerca de una temática conducida por un moderador.
En esta ocasión no se trata de un intercambio directo de tarjetas, pero una acción en equipo como ésta permite descubrir información muy valiosa del resto de participantes, y tejer una red de contactos muy sólida.
Existen otras modalidades de reuniones y conferencias que refuerzan especialmente la relación entre los asistentes, como nos amplia Eventoplus en su artículo: “7 formatos para dinamizar congresos“.
Más allá de los formatos de eventos de networking descritos, existen múltiples combinaciones por lo que se refiere a la segmentación o a la dinamización de grupos. Actualmente, la incorporación de elementos de gamificación es una modalidad que consigue elevar la implicación de los participantes.
Las ferias, congresos y eventos corporativos, serán cada vez más participativos y van a fomentar la participación y relación entre los asistentes. Dependerá de los objetivos de sus promotores el desarrollo de cada uno de estos formatos.
SUPPORT projects & events es especialista en el desarrollo y producción de eventos de networking.
Gregori Vizcaino – Support Projects & Events
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